หัวจดหมายโรงแรม ใช้งานได้กับทุกเอกสารตามที่ต้องการ

กระดาษจดหมายของโรงแรมไม่ใช่แค่ผู้เข้าพักทุกคนมีโอกาสพบเจอได้เสมอ จุดประสงค์สำคัญเพื่อเอาไว้ใช้แจ้งรายละเอียด ข้อมูล คำติชมต่าง ๆ หรือใช้งานสำหรับเชิงธุรกิจ ซึ่งการพิมพ์ “หัวจดหมายโรงแรม” ลงไปในกระดาษเป็นอีกเรื่องสำคัญที่ทุกโรงแรม รีสอร์ต ต้องทำเอาไว้เสมอ มีประโยชน์มากกว่าการใช้กระดาษเปล่าหลายเท่า อีกทั้งยังสร้าง Impact บางอย่างทั้งการจดจำ ความน่าประทับใจได้อีกหลายมิติมากทีเดียว

หัวจดหมายโรงแรม ใช้งานได้กับทุกประเภทเอกสาร

ต้องทำความเข้าใจก่อนว่าหัวจดหมายโรงแรมคือ การสั่งพิมพ์หัวกระดาษเพื่อนำไปใช้กับฝ่ายต่าง ๆ หรือสิ่งที่ต้องสั่งพิมพ์ออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ทำใบเสนอราคา เอกสารสำรองห้องพัก ใบเสร็จรับเงิน ไปจนถึงกระดาษจด กระดาษสำหรับบันทึกข้อความต่าง ๆ ด้วยเหตุนี้การจ้างโรงพิมพ์จึงไม่ใช่แค่ความสวยงามเท่านั้น แต่ต้องมีมาตรฐาน และถูกใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่ใช่แค่แขกผู้เข้าพักจะได้พบเจอกับหัวจดหมายจนเกิดเป็นภาพจำเท่านั้น แต่ลูกค้า ซัพพลายเออร์ทั้งหลายก็ยังคุ้นชินและเกิดการจดจำไม้แพ้กันซึ่งพวกเขาเหล่านี้ก็มีสิทธิ์เป็นลูกค้าในอนาคตของโรงแรมได้ บวกกับต้นทุนของการพิมพ์หัวจดหมายไม่ได้สูงมาก มองยังไงก็คุ้มค่ากว่าการใช้กระดาษสีขาวทั่วไปแน่นอน

รายละเอียดทั่วไปของหัวจดหมายโรงแรม

อย่างที่รู้กันว่ากระดาษจดหมายของทางโรงแรมที่มีหัวจดหมายโรงแรมระบุอยู่ก็ไม่ได้แตกต่างจากกระดาษทั่วไป แต่มีความพิเศษเพิ่มเติมเล็กน้อย จึงอยากให้ทุกคนทำความเข้าใจเรื่องนี้ก่อนสั่งพิมพ์หรือดีไซน์ออกมาตามที่ต้องการ

1. ขนาดความหนาของกระดาษปอนด์จะเริ่มต้นที่ 70 แกรม แต่ส่วนมากมักใช้ 80 แกรม เพื่อเพิ่มความหนาและความเป็นมืออาชีพ ทั้งนี้จะไม่นิยมใช้กระดาษหนาเกิน 100 แกรม เพราะให้ความรู้สึกไม่เหมาะกับการเป็นกระดาษสำหรับใช้งานทั่วไป
2. สามารถเลือกพิมพ์ได้ทั้งแบบ 1 สี และ 2 สี (จะนิยมเพียงแค่นี้) ขึ้นอยู่กับการออกแบบหรือสีธีมธุรกิจ ซึ่งการพิมพ์สีที่ชัดเจนจะช่วยเพิ่มจุดโฟกัสสายตาให้คนอ่านเนื้อหารายละเอียดของโรงแรมก่อนแล้วจึงค่อยใช้งานทำอย่างอื่นต่อไป
3. โดยทั่วไปกระดาษจดหมายของทางโรงแรมจะถูกเข้าไสกาวด้านบนเพื่อให้เหมาะกับการฉีกทีละแผ่นและนำไปวางไว้ตามห้องพัก การไสกาวแบบฉีกเพื่อเข้าเล่ม 1 ครั้ง อยู่ที่ 100 แผ่น หรืออาจมากกว่านั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยอื่น เช่น ความหนากระดาษ ความต้องการของลูกค้า
4. ขนาดของกระดาษจดหมายที่มีหัวจดหมายจะนิยมพิมพ์ขนาด A4 แต่ก็มีบางแห่งอาจมีการสั่งพิมพ์ขนาด A5 เพิ่มเติมสำหรับให้ลูกค้าใช้เป็นโน้ตเล็ก ๆ ของตนเอง
5. รูปแบบของเนื้อหาอาจมีทั้งชื่อโรงแรม ที่อยู่ ช่องทางการติดต่อ โลโก้ และสโลแกน และยังพิมพ์ด้านบนบริเวณหัวกระดาษ ขณะที่บางแห่งอาจมีพิมพ์เป็นสโลแกน หรือวลีประจำของทางโรงแรมเอาไว้ด้วยก็ได้เช่นกัน

คำแนะนำในการส่งไฟล์งานหัวจดหมายโรงแรมเพื่อสั่งพิมพ์

1. กรณีที่ไม่มีไฟล์งานพิมพ์เลยต้องพูดคุยสิ่งที่ต้องการกับทีมกราฟิก จากนั้นจะเริ่มต้นดีไซน์หัวจดหมายโรงแรมให้ดูตามลักษณะที่แจ้งไว้
2. หากมีเฉพาะไฟล์โลโก้ หรือไฟล์เทมเพลตแนะนำให้ส่งเป็นสกุล .PSD หรือ .Ai เพื่อให้การทำงานของฝ่ายกราฟิกเป็นเรื่องง่ายขึ้น
3. กรณีมีไฟล์เสร็จสมบูรณ์ทุกอย่างแล้วควรส่งเป็น PDF เพื่อให้สะดวกต่อการพิมพ์ ไม่ต้องปรับตำแหน่งใด ๆ ของชิ้นงานให้ยุ่งยาก คุณได้รับงานเร็วขึ้น และบ่อยครั้งยังมีส่วนลดและโปรโมชั่นพิเศษสำหรับลูกค้าด้วย
4. หากไฟล์งานมีฟอนต์ตัวอักษรเฉพาะต้องทำ Create outline และ Save งาน พร้อม Include link files หรือแนบ font มาให้ทีมกราฟิกเพื่อความสะดวกมากขึ้น
5. กรณีเป็นภาพไฟล์ JPEG ควรมีการซูมในระดับ 300 เท่า เพื่อประเมินความชัดเจนของหัวจดหมายก่อนส่งพิมพ์

ระยะเวลาในการพิมพ์และส่งงานหัวจดหมายโรงแรม

หากลูกค้าต้องการให้ทีมกราฟิกของเราช่วยออกแบบใหม่ทั้งหมดตั้งแต่ต้น หลังพูดคุยรายละเอียดครบถ้วนแล้วจะใช้เวลาส่งดราฟต์ 1 ประมาณ 3-5 วัน หลังจากการส่งดราฟต์สมบูรณ์แบบก็เข้าสู่ขั้นตอนการผลิตซึ่งระยะเวลาการพิมพ์ การเข้าไสกาว ต้องอยู่ที่ปัจจัยหลายด้าน เช่น จำนวนการสั่งงาน คิวงานในช่วงนั้น เฉลี่ยแล้วมักอยู่ประมาณ 5-7 วัน โดยต้องทำการตกลงวัน-เวลาในการผลิตและจัดส่งกับทางลูกค้าอย่างชัดเจน

เลือกใช้บริการพิมพ์หัวจดหมายโรงแรมกับเราดีกว่าอย่างไร

• มีทีมงานกราฟิกมืออาชีพพร้อมช่วยเหลือเรื่องการออกแบบ การดีไซน์ต่าง ๆ ให้เป็นไปตามที่ลูกค้าต้องการ
• การใช้งานเครื่องจักรสุดทันสมัย มีความเร็ว และคุณภาพการพิมพ์ตามมาตรฐานระดับสากล สามารถสั่งทำตามปริมาณที่ลูกค้าต้องการได้เลย
• มีการ QC ตรวจสอบดราฟต์ของงานพิมพ์ให้ตรงกับสเปคที่ระบุเอาไว้ ป้องกันความเสียหายของตัวงาน ลูกค้าได้สิ่งดีที่สุดกลับไป
• ยืนยันว่าเลือกพิมพ์หัวจดหมายโรงแรมกับเราช่วยประหยัดต้นทุน เซฟค่าใช้จ่ายมากขึ้นกว่าเดิมอีกหลายเท่า คุ้มค่ากับการลงทุนอย่างแน่นอน
• ส่งงานภายในเวลาที่กำหนดด้วยมาตรฐานชั้นยอดเพื่อให้ลูกค้ากลุ่มโรงแรมสามารถนำไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของการต้อนรับผู้เข้าพักได้เลย

การพิมพ์หัวจดหมายโรงแรมไม่ใช่แค่เรื่องของความสวยงามเท่านั้น แต่ยังบ่งบอกในด้านความตั้งใจ และจะสร้างความน่าประทับใจให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าคุณจะเป็นกลุ่มโรงแรม 3 ดาวทั่วไป โรงแรม 5 ดาว ก็ควรต้องใช้งานเพิ่มเติมความพิเศษได้แบบไม่มีที่สิ้นสุด