หัวจดหมายธุรกิจ เพิ่มความน่าเชื่อถือ สร้างจุดเด่นให้กับองค์กร

การทำธุรกิจไม่ว่าประเภทใดก็ตาม ความน่าเชื่อถือคือสิ่งสำคัญที่จะช่วยเพิ่มเติมโอกาสในการเติบโตได้มากขึ้นกว่าเดิม นอกจากการพัฒนาสินค้าที่ดีมีคุณภาพ บริการอันน่าประทับใจแล้ว เรื่องเล็ก ๆ อย่างการใช้ “หัวจดหมายธุรกิจ” ก็เป็นอีกสิ่งที่ไม่อยากให้มองข้ามเด็ดขาด เพราะนี่คือตัวช่วยชั้นดีที่พร้อมสร้างความน่าประทับใจ เกิดการจดจำ ไปจนถึงเพิ่มเติมความพิเศษให้กับผู้ที่พบเห็นและใช้งานได้อีกด้วย สร้างจุดเด่นแบบที่คุณคาดไม่ถึง

ข้อดีของการมีหัวจดหมายธุรกิจ

สร้างเอกลักษณ์แบบเฉพาะตัวเกิดการจดจำ

ลองนึกภาพคุณใช้กระดาษที่มีหัวจดหมายธุรกิจเป็นประจำย่อมช่วยสร้างจุดเด่นอันเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัวได้อย่างดี ยิ่งกลุ่มธุรกิจบริการด้วยแล้ว เช่น บริษัทประกัน ธนาคาร สินเชื่อ เมื่อลูกค้าพบเห็นชื่อ โลโก้ของธุรกิจผ่านกระดาษหัวจดหมายบ่อย ๆ ไม่ว่าใครต่างก็ต้องจดจำได้ อันถือเป็นข้อดีที่ธุรกิจไม่ต้องเสียเงินแพง ๆ ในการทำโฆษณาช่องทางอื่นอีกต่างหาก

สื่อสารออกไปสู่สายตาผู้คนแบบต่อเนื่อง

ข้อดีในเรื่องนี้ของการใช้หัวจดหมายธุรกิจจะต่อยอดมาจากข้อแรก เมื่อผู้คนพบเห็นหัวกระดาษของคุณมากขึ้นก็เสมือนเป็นการสื่อสารแบบต่อเนื่องระยะยาวให้รู้ว่าธุรกิจยังคงดำเนินการตามปกติ ไม่มีปัญหาใด ๆ หากมีคนสนใจสินค้า / บริการของคุณผ่านมาพบเห็นโอกาสจะเปลี่ยนเป็นลูกค้าย่อมมีสูงมากทีเดียว ที่สำคัญยืนยันว่าวิธีนี้ประหยัดต้นทุนด้านการตลาดไปหลายบาทแน่นอน

เพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจ

หากเป็นกระดาษเปล่ากับกระดาษที่มีหัวจดหมายเป็นชื่อ โลโก้องค์กร คงไม่ต้องสงสัยว่าแบบใดจะดูมีความเป็นมืออาชีพ น่าเชื่อถือ และอยากตัดสินใจเป็นลูกค้าง่ายกว่ากัน นี่คือพื้นฐานเบื้องต้นที่อยากให้ทุกคนเข้าใจถึงความสำคัญของหัวจดหมาย

ใช้งานได้กับเอกสารทุกประเภท

กระดาษหัวจดหมายธุรกิจสามารถใช้งานได้กับเอกสารทุกกลุ่ม ทุกประเภท เริ่มตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน กระดาษบันทึกช่วยจำ กระดาษบันทึกสำหรับเข้าประชุม กระดาษจดหมายส่งให้กับผู้อื่น สมุดโน้ตแจกให้กับลูกค้า เป็นต้น

แนะนำการเตรียมไฟล์ส่งงานสำหรับพิมพ์หัวจดหมายธุรกิจ

หากมีเฉพาะโลโก้ หรือรายละเอียดโดยยังไม่ได้ถูกวางตำแหน่งเอาไว้บนกระดาษ แนะนำให้ส่งเป็นไฟล์ .Ai หรือ .PSD เพื่อการปรับแต่งที่ง่ายขึ้นของทีมกราฟิก
กรณีเป็นไฟล์สมบูรณ์แบบสำหรับพร้อมพิมพ์ แนะนำให้ส่งเป็น PDF จะช่วยเพิ่มความคมชัดของเอกสารได้เป็นอย่างดี
ในการทำไฟล์ออกมาเป็นขนาดกระดาษพร้อมพิมพ์ต้องมีการเพิ่มระยะตัดตกประมาณ 3 มม. ทุกมุมกระดาษ เพื่อลดข้อผิดพลาดในการพิมพ์แล้วตัดออกเป็นแผ่น
ถ้าไฟล์งานมีฟอนต์ตัวอักษรพิเศษ ทางลูกค้าต้องทำ Create outline และ Save งาน พร้อม Include link files หรือแนบ font มาให้ทีมกราฟิกเพื่อความสมบูรณ์ในชิ้นงานและพิมพ์ออกมาได้ตรงกับที่ต้องการ
ต้องตรวจสอบองค์ประกอบทุกจุดให้มั่นใจว่าไม่มีจุดไหนถูกตั้งค่าเป็น Overprint ยกเว้นลูกค้าต้องการให้เป็นแบบนั้นเอง

ข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับการพิมพ์กระดาษหัวจดหมายธุรกิจ

ปกติแล้วความหนาของกระดาษปอนด์จะเริ่มต้นที่ 70-80 แกรม เท่านั้น เนื่องจากหากกระดาษหนาเกินไปจะไม่ใช่หัวกระดาษสำหรับใช้ทำงาน หรือเขียนบันทึก อีกทั้งยังมีค่าใช้จ่ายสูงขึ้นตามขนาดของกระดาษาด้วย
สีที่ใช้พิมพ์ต้องทำความเข้าใจว่าหากคุณมีบรรทัด สีของบรรดทัดส่วนมากมักเป็นสีดำหรือเทา ขณะที่โลโก้ ข้อมูลบนหัวจดหมายอาจใช้เป็นสีธีมธุรกิจ ดังนั้นระบบพิมพ์ 2 สี จึงได้รับความนิยม เว้นแต่สีธีมธุรกิจมีสีใกล้เคียงกับสีบรรทัดก็อาจใช้โทนเดียวกันได้เลย
โดยทั่วไปกระดาษหัวจดหมายจะต้องเข้าไสกาวด้านบนเพื่อให้ฉีกทีละแผ่นได้สะดวกมากขึ้นซึ่งการไสกาวแบบฉีกเพื่อเข้าเล่ม 1 ครั้ง อยู่ที่ 100 แผ่น หรืออาจมากกว่านั้นขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้า
ขนาดของกระดาษหัวจดหมายธุรกิจมักนิยมพิมพ์ขนาด A4 เพื่อความครอบคลุมในการใช้งาน แต่ถ้าจะเพิ่มเติมA5 เข้าไปเอาไว้ทำเป็นสมุดโน้ตแจกก็ไม่มีปัญหา

ระยะเวลาในการพิมพ์หัวจดหมายธุรกิจ

ในกรณีที่ลูกค้าไม่ได้ออกแบบใด ๆ มาเลย ต้องมีการพูดคุยกับทีมกราฟิกเพื่อตกลงดีไซน์หัวจดหมายที่ต้องการ จากนั้นกราฟิกเริ่มลงมือทำใช้เวลาประมาณ 3-5 วัน (ไม่รวมการแก้ไข) ขึ้นอยู่กับความยากง่ายและสิ่งที่ลูกค้าชอบ เมื่อส่งดราฟต์แล้วผ่านก็สามารถเข้าสู่ขั้นตอนการพิมพ์ได้ทันที ส่วนนี้จะมีระยะเวลาตั้งแต่ 5-7 วันขึ้นไป อยู่ที่ปริมาณงานจากการสั่งของลูกค้า คิวงานก่อนหน้า เป็นต้น มีการ QC คุณภาพก่อนเริ่มต้นพิมพ์จริงเพื่อให้ตรงกับความคาดหวังมากที่สุด

ข้อควรรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสั่งผลิตหัวจดหมายธุรกิจ

ส่วนมากการพิมพ์กระดาษหัวจดหมายธุรกิจจะนิยมใช้ระบบ Offset เนื่องจากมีต้นทุนประหยัดกว่าแบบอื่นอยู่พอสมควร
ขนาดมาตรฐานที่พิมพ์คือ A4 ยกเว้นลูกค้าสั่งไซซ์พิเศษก็สามารถดำเนินการได้เช่นกัน
เนื้อกระดาษที่ใช้ผลิตจะเป็นกระดาษปอนด์ขนาด A4 ความหนา 70 แกรม หรือ 80 แกรม ยกเว้นลูกค้าต้องการความหนาเพิ่มเติม ต้องการลวดลายพิเศษบนกระดาษ หรืออยากใช้เป็นกระดาษรีไซเคิล
มีรูปแบบการพิมพ์พิเศษเพื่อเพิ่มลูกเล่นให้น่าสนใจ เช่น Spot UV ปั๊มเงิน ปั๊มทอง ปั๊มจม ปั๊มนูน การไดคัท การตัดมุม

เลือกพิมพ์หัวจดหมายธุรกิจกับโรงพิมพ์ที่มีคุณภาพจะช่วยสร้างความมั่นใจในผลลัพธ์ตามที่ลูกค้าคาดหวัง นำไปใช้ประโยชน์ได้อีกเยอะมากทีเดียว