ซองใส่คีย์การ์ด โรงแรมทุกแห่งต้องใช้งาน จัดการให้ดูมีระเบียบ

“ซองใส่คีย์การ์ด” ของโรงแรม อุปกรณ์สำคัญที่ห้องพัก รีสอร์ต โรงแรมทุกแห่งหากใช้งานระบบคีย์การ์ดยังไงก็เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แม้มองผิวเผินอาจเป็นเพียงเรื่องเล็กน้อยแต่ความจริงนี่คือผู้ช่วยสำคัญในการจัดระเบียบห้องพักและจัดเก็บตัวคีย์การ์ดให้เกิดความเรียบร้อย ลดการสูญหาย ไปในตัว แถมยังเพิ่มเติมความน่าเชื่อถือ น่าประทับใจอีกต่างหาก การเลือกโรงพิมพ์ที่ทำงานออกมาสวยงามยิ่งช่วยเพิ่มความพิเศษกับสิ่งของเล็ก ๆ ชิ้นนี้ได้อย่างดีเยี่ยม

ทำไมโรงแรมต้องใส่ใจกับการใช้ “ซองใส่คีย์การ์ด”

เคยสังเกตหรือไม่โรงแรมแทบทุกแห่งเวลาแจกคีย์การ์ดให้กับแขกผู้เข้าพักทุกท่านมักมีการแนบอยู่ใน “ซองใส่คีย์การ์ด” เสมอ ซึ่งสิ่งนี้ไม่ได้คิดมาเล่น ๆ แต่ทุกอย่างเกิดความเหตุผลที่มีความสำคัญทั้งสิ้น ดังนี้

• เพิ่มความมีระเบียบในการจัดเก็บคีย์การ์ด ลดโอกาสเสี่ยงที่จะเกิดการสูญหายเนื่องจากจำไม่ได้ว่าวางกุญแจเอาไว้ไหน แต่ถ้ามีซองใส่จะทำให้รู้สึกตัวเร็วขึ้นตอนช่วงที่หล่นออกจากกระเป๋า
• เพิ่มความหรูหรา น่าประทับใจให้กับผู้เข้าพักทุกคน ลองนึกภาพคุณได้ซองคีย์การ์ดเก่า โทรม สภาพใกล้ขาดเต็มทน กับซองใหม่ มีการพิมพ์อย่างสวยงาม มันสร้างอารมณ์แตกต่างกันถึงความใส่ใจได้อย่างดี
• เป็นการนำเสนอชื่อของโรงแรมให้กับคนรอบข้างอื่น ๆ แม้ไม่ได้เข้าพักด้วยแต่เมื่อคุณต้องพกซองคีย์การ์ดไปทุกที่ อาจต้องหยิบวางเอาไว้บนโต๊ะอาหารข้างนอกโรงแรมนั่นเท่ากับเป็นการโฆษณาในตัว
• ลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับตัวคีย์การ์ด เช่น รอยขีดข่วน เสมือนเป็นวิธียืดอายุการใช้งานให้ยาวนานขึ้นไม่ต้องเสียเงินซ่อมหรือเปลี่ยนใหม่บ่อย ๆ

ขนาดซองใส่คีย์การ์ดที่นิยมในการนำมาใช้งาน

โรงแรมแต่ละแห่งอาจมีการสั่งพิมพ์ขนาดของซองใส่คีย์การ์ดแตกต่างกันออกไป หรือแม้แต่โรงแรมเดียวกันทว่าห้องพักคนละโซน คนละกลุ่ม ก็อาจพิมพ์ขนาดแยกเพื่อความชัดเจน ซึ่งขนาดที่ได้รับความนิยมในการสั่งพิมพ์เพื่อนำมาใช้งาน ได้แก่

• ขนาดสำเร็จ 6.6 x 9 ซม. มักใส่คีย์การ์ด 1 ใบ
• ขนาดสำเร็จ 7.6 x 11 ซม. มักใส่คีย์การ์ด 1-2 ใบ
• ขนาดสำเร็จ 7 x 9 ซม. มักใส่คีย์การ์ด 1 ใบ

อย่างไรก็ตามนี่เป็นเพียงขนาดมาตรฐานทั่วไปเท่านั้น แต่ละโรงแรมอาจมีการสั่งพิมพ์ขนาดที่แตกต่างกันออกไปเพื่อการใช้ประโยชน์ของตนเองก็ไม่มีปัญหาเช่นกัน

ประเภทของซองใส่คีย์การ์ด

1. ซองคีย์การ์ดแบบพับข้าง

จะเป็นลักษณะคล้ายกับแฟ้มที่ด้านหนึ่งมีกระเป๋าสำหรับใช้เสียบเก็บคีย์การ์ด จากนั้นก็พับอีกข้างเข้ามาประกบ

2. ซองคีย์การ์ดแบบซองจดหมาย

ลักษณะจะเหมือนกับซองจดหมายคือมีปากพับด้านบน ขณะที่ข้างล่างเป็นซองขนาดพอดีกับตัวคีย์การ์ดนั่นเอง

3. ซองคีย์การ์ดแบบสอด

จะไม่มีการทำปากพับหรือกระเป๋าใด ๆ ทั้งสิ้น ตัวซองถูกออกแบบให้มีช่องด้านบนเพื่อสอดคีย์การ์ดเก็บเอาไว้

ข้อควรรู้เกี่ยวกับการสั่งทำซองใส่คีย์การ์ด

1. ปกติแล้วซองใส่คีย์การ์ดจะใช้รูปแบบการพิมพ์ 4 สี 1 ด้าน เนื่องจากต้องมีการพับประกบกันหลายมุม บวกกับด้านในไม่จำเป็นต้องทำสีสันอะไรมากอยู่แล้ว ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อีกพอสมควรกว่าการสั่งพิมพ์ 2 หน้า
2. สามารถเพิ่มเติมลูกเล่นเพื่อให้เกิดความน่าสนใจขึ้นได้ เช่น การปั๊มนูน ปั๊มจม ปั๊มทอง การยิง Spot UV แบบเฉพาะจุด เมื่อลูกค้าสัมผัสกับตัวซองแล้วจะรู้สึกถึงความหรูหรา มีระดับมากขึ้นกว่าเดิม
3. แนะนำให้ทำการเคลือบซองกระดาษอีกชั้นเพื่อความแข็งแรง ไม่เสียหายง่ายและยังเพิ่มเติมความสวยงามให้กับการใช้งานด้วย เช่น การเคลือบเงา UV การเลือกเงา OPP การเคลือบด้าน OPP เป็นต้น
4. การออกแบบไม่ค่อยมีเงื่อนไขหรือข้อจำกัดใด ๆ มากนัก ยกเว้นต้องคนที่มีทักษะเกี่ยวกับการออกแบบ และรู้ว่าแนวทางการพับเพื่อให้เป็นซองต้องมาจากจุดไหนบ้าง ตอนออกแบบและใช้งานจริงมีผลลัพธ์ออกมาน่าพอใจ
5. แนะนำให้พิมพ์แล้วเว้นช่องว่างสำหรับใส่หมายเลขห้องเอาไว้ต่างหาก เพื่อจะได้ไม่เป็นการเสียเงินเปลี่ยนเทมเพลตใหม่อยู่ตลอด ยกเว้นการพิมพ์แบบดิจิทัลออฟเซ็ต แต่ก็ยังถือว่าเสียเวลาและต้องเก็บเป็นสต๊อกสินค้าแบบไม่จำเป็น การเว้นเลขว่างไว้หากซองของห้องไหนเสียหาย หมดสภาพ ก็หยิบเปลี่ยนแล้วใส่หมายเลขนั้นได้ทันที

ขั้นตอนการผลิตซองใส่คีย์การ์ด และระยะเวลา

ปกติแล้วถ้าโรงแรมไหนไม่เคยออกแบบมาก่อน หรือไม่มีไฟล์ต้นฉบับใด ๆ เลย อยากให้ทีมกราฟิกช่วย ก็ต้องมีพูดคุยรายละเอียด แนวทาง สีสัน หรือดีไซน์ต่าง ๆ ที่อยากให้ออกมา เมื่อรับบรีฟเรียบร้อยทีมกราฟิกจะออกแบบดราฟต์ 1 ให้ลูกค้าดู หากมีการแก้ไขมักกำหนดระยะเวลาตามหน้างานอีกครั้งจนกว่าจะได้ดราฟต์ที่สมบูรณ์สำหรับนำไปพิมพ์

เข้ามาสู่ขั้นตอนการพิมพ์ต้องบอกว่าระยะเวลาในการผลิตขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น จำนวนคิวงานก่อนหน้า ปริมาณที่ลูกค้าต้องการ แต่ทั้งนี้การผลิตจะใช้เวลานานกว่างานประเภทอื่นเล็กน้อยเพราะต้องทำการติดกาวเพื่อให้เกิดเป็นซองสวยงาม รวมแล้วประมาณ 5-7 วันขึ้นไป

เน้นย้ำกันอีกครั้งสำหรับการเลือกสั่งทำซองใส่คีย์การ์ดต้องเลือกโรงพิมพ์ที่มีคุณภาพ ผ่านประสบการณ์เฉพาะทางด้านนี้มายาวนานเพื่อให้มั่นใจว่าชิ้นงานที่ออกมาตรงกับสเปคที่คาดหวังเอาไว้ โรงแรมนำไปใช้ได้อย่างไม่ต้องกังวล