ซองจดหมายธุรกิจ ผู้ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและความโดดเด่น

ซองจดหมายธุรกิจ พร้อมสร้างความแตกต่างให้กับธุรกิจของคุณกับคู่แข่งขัน รวมถึงซองจดหมายประเภทอื่นได้อย่างน่าประทับใจ การใช้สีสัน ดีไซน์ หรือสโลกแกนเฉพาะตัวย่อมบ่งบอกถึงความแตกต่างและสร้างภาพจำอันดีเยี่ยม เพิ่มเติมความน่าเชื่อถือ มากไปกว่านั้นยังโดดเด่น สะดุดตา เป็นจุดโฟกัสที่ใครก็อยากรู้ว่านี่เป็นจดหมายจากองค์กรไหนใด ดังนั้นการเลือกพิมพ์กับโรงพิมพ์คุณภาพจะช่วยทำให้สิ่งที่องค์กรคาดหวังสำเร็จตามเป้าหมายไม่ยากเลย

ประเภทของซองจดหมายธุรกิจที่นิยมผลิตใช้งาน

สำหรับประเภทของซองจดหมายธุรกิจ จะแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ขึ้นอยู่กับการใช้งานขององค์กรหรือหน่วยงานนั้น ๆ ประกอบด้วย

1. การแบ่งตามขนาดของซอง

• ซองขนาด 3 5/8 x 6 ½ นิ้ว หรือซองเบอร์ 6 จะได้รับความนิยมมากสำหรับการใช้งานกับจดหมายหน้าเดียว และเป็นขนาด A4
• ซองขนาด 4 x 6 นิ้ว
• ซองขนาด 9 x 4 ½ นิ้ว
• ซองขนาด 4 1/8 x 9 ½ นิ้ว หรือซองเบอร์ 10 เป็นซองจดหมายธุรกิจขนาดมารฐานที่ใช้งานกันทั่วไป บางคนอาจเรียกเป็นซองจดหมายยาว 2 หน้า เพราะขนาดและความกว้างถือว่าบรรจุจดหมายด้านในได้มากกว่า 2 หน้า

2. การแบ่งตามชื่อเรียกของซอง

• ซอง C4 จะมีขนาดอยู่ที่ 299 x 324 มม. ถือเป็นซองขนาดใหญ่สุด นิยมใช้ใส่กับเอกสารที่ถูกจัดชุดและมีปริมาณเยอะ
• ซอง C5 จะมีขนาดอยู่ที่ 162 x 229 มม. เป็นขนาดซองมาตรฐานที่ใช้งานกันทั่วไป ใส่จดหมายได้ตั้งแต่ 1-2 หน้า
• ซอง C6 จะมีขนาดอยู่ที่ 114 x 162 มม. เป็นซองขนาดเล็กมักนิยมใช้ในการใส่จดหมายส่วนตัว หรือจดหมายธุรกิจแค่ 1 หน้า
• ซอง DL จะมีขนาดอยู่ที่ 110 x 220 มม. ลักษณะจะเป็นซองจดหมายอากาศของต่างประเทศ ใช้กับกระดาษ A4

เหตุผลที่องค์กรควรใช้งานซองจดหมายธุรกิจ

แม้ปัจจุบันการส่งอีเมลจะเป็นวิธียอดนิยมมากแค่ไหนแต่บ่อยครั้งการส่งจดหมายแบบกระดาษ หรือเอกสารลับเฉพาะ ไปจนถึงการส่งเอกสารให้กับลูกค้าทั่วไปยังต้องถูกใช้งานอยู่เสมอ นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ “ซองจดหมายธุรกิจ” ยังคงถูกพูดถึงและทุกองค์กรควรมีเป็นของตนเองด้วย

1. เป็นการโฆษณา ประชาสัมพันธ์ธุรกิจไปในตัว ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับผู้ที่พบเห็น สร้างการรับรู้ ซึ่งสิ่งเหล่านี้มีผลโดยตรงต่อยอดขายและความน่าประทับใจ
2. สร้างความโดดเด่นได้มากกว่าซองจดหมายทั่วไป หรือในกรณีที่ลูกค้าต้องรับจดหมายพร้อมกันหลายฉบับ การที่ซองจดหมายของคุณมีลวดลาย สีสัน หรือดีไซน์อันเป็นเอกลักษณ์เฉพาะมักทำให้เกิดการจดจำง่าย สามารถแยกออกจากจดหมายทั่วไปด้วยความรวดเร็ว
3. ส่วนมากการใช้ซองจดหมายธุรกิจที่มีโลโก้ สีสัน เฉพาะตัวของธุรกิจยังรับประกันการเปิดอ่านได้ดีกว่าซองจดหมายทั่วไปหลายเท่า อาจมีการเพิ่มเนื้อหาบนหน้าซองให้ดูน่าสนใจยิ่งขึ้นก็ได้เช่นกัน
4. ประหยัดต้นทุน ประหยัดเวลาในการใช้งานได้เป็นอย่างดี ไม่ต้องเสียเวลานั่งเขียนที่อยู่ของตนเองให้ยุ่งยาก รวมถึงหากเทียบกับซองจดหมายทั่วไปราคาแทบไม่ต่างกันมากนักแต่ได้ความคุ้มค่าจากการจดจำของลูกค้าเพิ่มขึ้นอีกหลายเท่าเลยทีเดียว

ระยะเวลาในการผลิตซองจดหมายธุรกิจ

ปกติแล้วหากลูกค้าไม่ได้มีรูปแบบ ดีไซน์ใด ๆ มา และต้องการให้ทีมกราฟิกช่วยทำในเรื่องนี้ต้องมีการพูดคุยรายละเอียดเบื้องต้นถึงสิ่งที่อยากได้จนชัดเจน ทีมกราฟิกจะใช้เวลาออกแบบประมาณ 3-5 วัน (ไม่นับรวมการปรับแก้ไข)

เมื่อผ่านการอนุมัติจากลูกค้าเรียบร้อยขั้นตอนการผลิตจะขึ้นอยู่กับปัจจัยที่เกี่ยวข้อง เช่น คิวงาน ปริมาณการสั่งผลิต ซึ่งปกติแล้วมักใช้เวลาประมาณ 5-7 วัน ยกเว้นกรณีลูกค้าต้องการเร่งด่วนมากอาจลดระยะเวลาผลิตได้ 3 วัน แต่ก็มีเงื่อนไขอื่นเพิ่มเติมเข้ามาด้วย

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการพิมพ์ซองจดหมายธุรกิจ

1. ปกติแล้วซองจดหมายธุรกิจจะนิยมพิมพ์แค่ 1 สี หรือ 2 สี เท่านั้น เพื่อช่วยประหยัดต้นทุนให้กับธุรกิจ รวมถึงยังช่วยสร้างจุดโฟกัสสายตาให้กับผู้พบเห็นอย่างดี เกิดการจดจำชัดเจน ไม่ต้องใช้สีเยอะเกินไป อีกทั้งสีส่วนมากยังต้องเป็นสีธีมขององค์กรด้วย
2. สามารถเพิ่มเติมเทคนิคพิเศษในการพิมพ์ซองจดหมายเพื่อสร้างลูกเล่นให้เกิดความโดดเด่น สะดุดตา เช่น การปั๊มนูน ปั๊มจม การปั๊มทอง การทำไดคัทเป็นดีไซน์แบบต่าง ๆ
3. ซองจดหมายแบบเจาะหน้าต่างถือเป็นอีกรูปแบบที่ได้รับความนิยมมากโดยเฉพาะกลุ่มบริษัทที่ต้องติดต่อลูกค้าบุคคลทั่วไปในปริมาณมาก หรือมีประเภทจดหมายที่ต้องส่งบ่อย เช่น กลุ่มธนาคาร ประกัน เป็นต้น
4. ส่วนมากการพิมพ์ซองจดหมายธุรกิจพื้นของซองมักเป็นสีขาวเพื่อความสะอาดตา ดูน่าเชื่อถือ มีความเป็นมืออาชีพตรงตามมาตรฐานทั่วไปที่ลูกค้าคาดหวัง ยกเว้นธุรกิจของคุณจะเกี่ยวข้องกับการออกแบบ ดีไซน์ หรือเทคโนโลยี การเลือกใช้สีพื้นอื่น ๆ ก็ช่วยเพิ่มความน่าสนใจและบ่งบอกถึงแนวคิดสร้างสรรค์ได้เป็นอย่างดี
5. ในกรณีที่ลูกค้ามีไฟล์ต้นฉบับสำหรับการพิมพ์อยู่แล้ว แนะนำให้ส่งทีมงานกราฟิกด้วยสกุลไฟล์ .Ai หรือ .PSD หรือจะเป็น PDF ก็ไม่มีปัญหา ยกเว้นถ้าเป็นไฟล์ภาพตระกูล JPEG ควรมีการซูม 300 เท่า เพื่อประเมินแล้วว่าภาพไม่แตก และต้องทำ Create outline และ Save งาน พร้อม Include link files หรือแนบ font มาให้ทีมกราฟิกด้วย

การทำซองจดหมายธุรกิจเป็นอีกความสำคัญที่ทุกองค์กรควรมีเป็นของตนเอง ดังนั้นการเลือกพิมพ์กับโรงพิมพ์คุณภาพ ให้คำแนะนำต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน ดำเนินการรวดเร็วภายในเวลาที่กำหนดย่อมช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและสร้างความมั่นใจยิ่งขึ้นอีกหลายเท่า