กระดาษโน้ตโรงแรม สร้างการจดจำพร้อมบันทึกเรื่องราวน่าประทับใจ

ลองนึกภาพการเข้าพักในโรงแรมหลาย ๆ แห่ง ส่วนมากหากอยู่ในเกณฑ์ตั้งแต่ระดับ 3 ดาวขึ้นไป สิ่งที่ต้องมีนอกจากอุปกรณ์พื้นฐานของห้องพักนั่นคือ “กระดาษโน้ตโรงแรม” อยู่บริเวณหัวนอน หรือโต๊ะเครื่องแป้งอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งการทำแบบนี้ไม่ใช่เพิ่มต้นทุนแบบเสียเปล่าฟรี แต่สิ่งที่โรงแรมจะได้กลับมาคือการจดจำของลูกค้า เมื่อพวกเขาต้องเขียนบันทึก หรือใช้งานใด ๆ ก็ตามสิ่งที่ต้องพบเจอของสายตา 2 คู่ ย่อมหนีไม่พ้นหัวจดหมายที่ถูกพิมพ์เอาไว้ ยิ่งกลุ่มลูกค้าที่เข้าพักติดต่อกันหลายวัน มีเรื่องให้ต้องเขียนบันทึก จดข้อมูล หรือแจ้งเนื้อหาบนกระดาษจดหมายบ่อย ๆ การจดจำจะเป็นสิ่งที่ถูกสะกดเอาไว้ในสมองแบบไม่มีเงื่อนไข

ทำไมทุกห้องต้องมี “กระดาษโน้ตโรงแรม” ให้ลูกค้าเสมอ

จากประสบการณ์ของหลายคนเชื่อว่าเวลาเข้าไปพักตามโรงแรม รีสอร์ตต่าง ๆ ตั้งแต่ระดับ 3 ดาวขึ้นไป สิ่งที่พบเจอนั่นคือต้องมี “กระดาษโน้ตโรงแรม” วางเอาไว้ให้กับผู้เข้าพักเสมอ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่แค่เพื่อความสวยงามแต่ยังมีเหตุผลในอีกหลายมิติ

เพิ่มเติมความสะดวกให้กับลูกค้า ผู้เข้าพัก หากต้องการใช้กระดาษเพื่อจดข้อมูลต่าง ๆ ทั้งเรื่องการทำงาน ข้อมูลการท่องเที่ยว คำแนะนำจากพนักงาน เป็นต้น
สร้างการจดจำให้กับผู้เข้าพักทุกคน เมื่อเห็นกระดาษโน้ตที่มีโลโก้หรือชื่อโรงแรม ซึ่งสิ่งนี้ยังเพิ่มโอกาสบอกต่อและการกลับมาใช้บริการในอนาคตได้ด้วย
เพิ่มบรรยากาศในห้องพักให้มีมิติที่น่าสนใจมากขึ้นไม่ใช่แค่เรื่องของการเอาไว้ใช้งานอย่างเดียว หากกระดาษโน้ตมีการพิมพ์สีสันสวยงาม หรือมีการใช้โลโก้น่าประทับใจผู้พบเห็น

ประเภทกระดาษที่นิยมใช้ทำกระดาษโน้ตโรงแรม

ในการสั่งพิมพ์กระดาษโน้ตโรงแรมก็ควรเลือกประเภทของกระดาษให้เหมาะกับการใช้งานด้วยเพื่อคุณภาพที่ดี และยังเป็นสร้าง Impact ชั้นยอดให้กับผู้พบเห็นโดยเฉพาะแขกที่เข้าพักกับทางโรงแรม ซึ่งกระดาษที่อยากแนะนำ มีดังนี้

กระดาษปอนด์ ถือเป็นกระดาษทั่วไปที่นิยมในการนำมาใช้ทำกระดาษโน้ต กระดาษสมุด-หนังสือต่าง ๆ มีราคาถูก เนื้อสีขาว เขียนแล้วมองเห็นชัดเจนมาก ซึ่งสีขาวที่ได้ผ่านการฟอก จะเลือกพิมพ์แบบไหนก็ตามสะดวก
กระดาษถนอมสายตา เป็นการเพิ่มเติมความน่าประทับใจให้กับผู้ใช้งาน มักมีสีเหลืองนวล สีขาว หรือสีฟ้า ไม่สะท้อนแสงแม้เขียนใกล้กับแสงไฟก็ไม่ต้องกังวล ช่วยดูแลสายตามากขึ้น มักพบได้บ่อยมากกับโรงแรมระดับ 4-5 ดาว
กระดาษคราฟต์ หรือกระดาษเหนียว จะมีสีน้ำตาลแบบเหนียวพิเศษกว่ากระดาษทั่วไป พบเห็นในการนำมาทำกระดาษโน้ตบ้างแต่ไม่บ่อยเท่าใดนัก เน้นความหรูหราและความแปลกใหม่ หรือเพื่อตกแต่งให้เข้ากับธีมห้อง
กระดาษฟอกขาว กระดาษชนิดนี้ถือว่ามีคุณภาพสูงมาก เนื้อกระดาษแน่น เวลาใช้งานจึงเห็นตัวหนังสือหรือลวดลายของการลงดินสอ ปากกา ได้อย่างคมชัดทุกมิติ

ส่งไฟล์งานกระดาษโน้ตโรงแรมให้ง่ายต่อการทำงาน

การส่งไฟล์กระดาษโน้ตโรงแรมให้กับโรงพิมพ์เพื่อเพิ่มความสะดวกในการทำงานก็เป็นเรื่องสำคัญและยังช่วยให้ผลงานออกมาน่าพึงพอใจตรงกับสิ่งที่คาดหวังเอาไว้ด้วย โดยคำแนะนำที่อยากอธิบาย และสามารถนำไปปรับใช้กันได้ มีดังนี้

หากไม่เคยมีการออกแบบใด ๆ มาก่อน ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไงดี แนะนำให้ปรึกษาพูดคุยกับทีมงานกราฟิก จากนั้นก็จะทำตามดราฟต์แบบเบื้องต้นให้ดูตามลักษณะที่แจ้งไว้
กรณีมีเฉพาะไฟล์โลโก้ หรือไฟล์เทมเพลตแนะนำให้ส่งเป็นสกุล .PSD หรือ .Ai จะช่วยให้การทำงานของทีมกราฟิกง่ายขึ้นในการปรับรูปแบบให้เหมาะกับกระดาษ
กรณีมีไฟล์เสร็จสมบูรณ์ทุกอย่างแล้วควรส่งเป็น PDF จะช่วยให้การพิมพ์ง่ายขึ้น ไม่ต้องทำการปรับตำแหน่งใด ๆ เพิ่มเติมช่วยให้ลูกค้าได้รับงานเร็วกว่าเดิมแม้เป็นงานด่วนก็หายห่วง
กรณีไฟล์งานมีฟอนต์ตัวอักษรเฉพาะต้องทำ Create outline และ Save งาน พร้อม Include link files หรือแนบ font มาให้ทีมกราฟิกจะได้ไม่เสียเวลาในการหารูปแบบอักษร
กรณีเป็นภาพไฟล์ JPEG ให้ลองซูมในระดับ 300 เท่า เพื่อประเมินความชัดเจนของหัวจดหมายก่อนส่งพิมพ์

ระยะเวลาในการพิมพ์และส่งงานกระดาษโน้ตโรงแรม

กรณีลูกค้ายังไม่เคยออกแบบกระดาษโน้ตโรงแรมมก่อน ต้องการให้ทีมกราฟิกของเราช่วยออกแบบให้ทั้งหมดตั้งแต่แรก หลังพูดคุยรายละเอียดครบถ้วนแล้วจะใช้เวลาส่งดราฟต์ 1 ประมาณ 3-5 วัน (ไม่นับรวมการแก้ไขเพิ่มเติม) เมื่อดราฟต์สมบูรณ์แบบก็เข้าสู่ขั้นตอนการผลิตซึ่งต้องอยู่ที่ปัจจัยหลายด้าน เช่น จำนวนการสั่งงาน คิวงานในช่วงนั้น เฉลี่ยแล้วมักอยู่ประมาณ 5-7 วัน แต่ในกรณลูกค้าต้องการเร็วขึ้นกว่านั้นอาจต้องแจ้งข้อมูลล่วงหน้าเพื่อการประสานงานกับฝ่ายผลิตให้ทันตามกำหนดที่เหมาะสม

จริง ๆ แล้วกระดาษโน้ตโรงแรมไม่ได้ถูกใช้แค่กับห้องพักเพียงอย่างเดียว แต่ตัวพนักงานทุกฝ่ายไม่ว่าจะเป็นแผนกต้อนรับ บัญชี การตลาด พนักงานรักษาความปลอดภัย และอื่น ๆ ก็ต้องมีการจดโน้ตด้วยเช่นกัน กระดาษประเภทนี้จึงนับเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกโรงแรมควรมีเอาไว้ อาจสั่งทำเป็นเล่มแล้วฉีกวางทีละแผ่นเวลาเปิดห้องพักใหม่เตรียมสำหรับการมีแขกเข้าพัก ขณะที่พนักงานก็อาจพกทั้งเล่มเอาไว้ใช้งานก็ไม่มีปัญหา จะเลือกพิมพ์ขนาด A4 ปกติ A5 เพื่อความกะทัดรัดก็ตอบโจทย์มาก